6.4. Collaborazione attraverso la condivisione

La scheda Condivisione consente di collaborare con altri utenti attraverso l'uso di diversi ruoli integrati.

6.4.1. Esempio 1: Consentire ad altri di aggiungere contenuti in una cartella che hai creato

In questo esempio, Jane Smythe ha pieno accesso al suo sito Plone. Lei è in grado di aggiungere, modificare, cancellare e pubblicare contenuti in qualsiasi parte del sito. Per ora, ha creato una cartella denominata "Documentazione" e vi ha aggiunto una pagina, "Presentazione Progetto". Non ha pubblicato né la cartella né il documento. Il workflow di default per questo sito Plone non è stato modificato. Ora vuole dare il permesso al suo collega, George Shrubb, di aggiungere contenuti alla cartella Documentazione. Lui ha il permesso di modificare qualsiasi contenuto esistente, ma lei ha bisogno che lui inizi ad aggiungere contenuti. Prima di proseguire insieme a Jane, diamo uno sguardo a quello che George vede quando si autentica in questo sito Plone:

Nota che in questo momento George non può nemmeno vedere la cartella Documentazione perché quando Jane l'ha creata, l'ha lasciata nello stato Privato. Tutte le autorizzazioni predefinite sono attualmente in atto e funzionano come previsto.

Jane conferisce a George le autorizzazioni necessarie per aggiungere contenuti alla cartella Documentazione.

Jane passa alla cartella Documentazione e fa clic sul tab Condivisione:

Una delle prime cose da notare è che Jane ha già tutte le autorizzazioni disponibili per questa cartella. Queste autorizzazioni erano in realtà state concesse in una sezione superiore del sito, come indicato dal simbolo di spunta verde.

Dando un'occhiata più da vicino, le autorizzazioni disponibili sono:

• Può aggiungere - Questo significa che quando questa autorizzazione viene concessa ad un particolare utente (o gruppo di utenti), egli può aggiungere nuovi contenuti. Dal momento che l'utente è stato anche il creatore di quel contenuto, sarà in grado di modificarlo a suo piacimento.
• Può modificare - Quando questa autorizzazione viene concessa per una cartella, l'utente può non solo modificare la Cartella (il titolo e la descrizione), ma può anche modificare uno qualsiasi degli elementi contenuti. Nota, tuttavia, che l'utente non è autorizzato ad eliminare il contenuto. Se questa autorizzazione viene concessa su una pagina, per esempio, l'utente può modificare solo quella pagina e nessuno degli altri elementi presenti nella cartella.
• Può vedere - Quando questa autorizzazione viene utilizzata su una cartella o un altro elemento, l'utente può visualizzare il contenuto ma non apportare modifiche.
• Possono revisionare - Quando questa autorizzazione viene concessa, l'utente può pubblicare i contenuti.

Nota: queste autorizzazioni sovrascrivono i permessi definiti nel workflow! Ad esempio, se si concede ad un utente l'autorizzazione "Può vedere" in una pagina che è nello stato privato, l'utente potrà vederla.

In questo esempio, Jane concede a George l'autorizzazione "Può aggiungere" nella Cartella "Documentazione" in modo che possa aggiungere contenuti in essa. Per fare questo, come primo passo, lo cerca utilizzando il suo nome:

Jane ora può aggiungere le autorizzazioni necessarie a George per la cartella "Documentazione". Deve selezionare il permesso "Può aggiungere" e premere "Salva":

Questo è tutto ciò che deve fare! Vediamo come George vede il sito ora.

Nota: George NON ha bisogno di disconnettersi e riconnettersi. Le autorizzazioni sono sempre aggiornate perché sono controllate ogni volta che un utente accede a qualsiasi cosa (ad esempio cliccando su un link) su un sito Plone.

George clicca sulla scheda Home (per esempio) per aggiornare la sua visione del sito e visualizzerà la cartella "Documentazione":

Quando George fa click sulla scheda "Documentazione", si accorge che può visualizzare tutto il contenuto e che è ora in grado di aggiungere i tipi di contenuto disponibili nela cartella, come mostrato nel menu Aggiungi...:

George vuole visionare ciò che Jane ha già creato, quindi seleziona il link Project Overview e vede:

Anche se George può visualizzare il documento, le sue autorizzazioni limitate non gli consentono di modificarlo o di cambiare il suo stato. L'unica cosa che può fare, al di là di visualizzare il documento, è di farne una sua copia.

George aggiunge una pagina intitolata "Widget Installation" e ne crea il contenuto. Quando ha terminato, la salva:

Jane vede il lavoro fatto da George. Seleziona la scheda "Documentazione" e vede che George si è dato da fare. Clicca sulla pagina "Widget Installation" per dare un'occhiata più da vicino:

Si noti che Jane ha pieno accesso alla pagina che ha creato George. Lei può modificarla così come tagliarla/copiarla/incollarla. In realtà lei attenderà che George invii la pagina per la revisione prima di modificarla eventualmente.

6.4.2. Esempio 2: Permettere ad altri di modificare contenuti creati da te

Sia Jane sia George hanno lavorato duramente per creare le pagine della cartella Documentazione. Jane ha pubblicato la cartella e diverse pagine:

Jane ha deciso che vuole consegnare a George i permessi di modifica (ma non di pubblicazione) per tutti gli elementi cartella "Documentazione". Per fare questo Jane deve tornare nella cartella "Documentazione" e cliccare sulla scheda Condivisione:

Da qui deve solo selezionare la casella di controllo "Può modificare" e George sarà in grado di modificare tutto il contenuto nella cartella "Documentazione" -- compresa la cartella "Documentazione" stessa. Quando successivamente George visiterà la cartella e cliccherà su "Presentazione del progetto" (che è una pagina che Jane ha creato), questo è quello che vedrà:

Ora George può modificare qualsiasi elemento nella cartella "Documentazione", indipendentemente da chi lo ha creato o da quando è stato creato.

Nel frattempo, Molly si è unita a George come nuovo membro del team. Molly aiuterà George nell'aggiornamento del documento "Widget Installation". George va nella scheda condivisione dell'elemento "Widget Installation", cerca il nome completo di Molly (non il nome utente) e seleziona "Può modificare" per darle l'autorizzazione su questo documento.

Quando Molly entrerà nella cartella "Documentazione", potrà vedere i due articoli pubblicati e l'elemento privato che ora è autorizzata a modificare:

E, infatti, quando farà un click sul documento "Widget Installation", sarà in grado di modificarlo:

Si noti, tuttavia, che quando Molly selezionerà uno dei due elementi dove non ha il permesso di modifica, non avrà alcun ulteriore accesso. Può visualizzare questi due elementi perché sono pubblicati come definito nel workflow di default di Plone (il chè significa che chiunque può vederli).

Una nota finale su questo esempio: se la cartella "Documentazione" non fosse stata nello stato di pubblicazione O Molly non avesse avuto delle autorizzazioni particolari (per esempio, "Può visualizzare" nella cartella Documentazione), Molly avrebbe avuto bisogno dell'URL completo per raggiungere il documento a cui le era stato dato l'accesso per la modifica. Le autorizzazioni sono molto specifiche in Plone!